Systém pro správu nemovitostí je složen ze vzájemně propojených modulů, které mají různé typy informací. Na této stránce najdete detailní informace o každém standardním modulu. Můžeme přidat i modul, který bude speciálně vytvořen dle přání a požadavků zákazníka.
Standardní sada modulů obsahuje:
- Evidence nemovitostí a objektů (vybavení)
-
Kontakty (technické, administrativní)
-
Dokumenty (technické, dokumentace, příručky)
-
Údržba (plánování, záznamy, použité prostředky)
-
Spotřeba (energie, voda, ...)
-
Šablony (dynamické uživatelsky definované datové objekty)
Evidence nemovitostí a objektů (vybavení)
Nemovitosti jsou základní jednotkou formující systém Správy nemovitostí. Nemovitost nebo "objekt" je hlavní položkou, o které chceme vědět všechny informace, které se k ní vztahují, jako stavební objekt, vybavení a jiné.
Typickým příkladem nemovitostí jsou: byty, domy, apartmány nebo vnitřní vybavení budovy, jako je bojler nebo klimatizace. Každá nemovitost (objekt) má vlastní kód, název a lokaci. Nemovitosti mohou být také propojeny mezi sebou, např. vyjádřením "je součástí" nebo "patří k". Může být definováno uživatelem.
Pro snadnou a rychlou evidenci vyplňte šablonu, která může být použita pro skupiny podobných objektů. Definovaná pole mohou být společná pro určité typy objektů (např. plocha v m2 pro apartmány nebo výkon v kW pro generátor).
Vlastníci
Každou nemovitost může vlastnit libovolný počet vlastníků. Vlastníkem může být soukromá osoba nebo firma. V systému jsou osobní informace vlastníků. Systém umožňuje vyhledat požadované informace díky obvyklým funkcím.
Systém také zaznamenává historii vlastníků tak, jak se mění. Také může zaznamenat a archivovat veškerou komunikaci mezi vlastníky a administrátory systému.
Nájemníci
Systém zahrnuje seznam všech nájemníku registrovaných nemovitostí a jejich vztah k nemovitosti. Jedna nemovitost může mít více nájemníků. Nájemníkem je soukromá osoba nebo firma (subjekt). V systému je i modul pošty, který umožňuje posílání e-mailů nájemníkům.
Nájemníci mohou mít také přístup k určitým informacím zahrnutých v registru a provádět různé úkony, jako např. nahlásit závady zařízení nebo kontrolovat plány pro údržbu nemovitosti.
Kontakty (technické, administrativní)
Kontakty zahrnují osoby nebo společnosti vztahující se k nemovitosti. To mohou být firmy poskytující služby, stavební firmy, údržbáři nebo jiné subjekty, které nepatří vlastníkům, nájemníkům nebo zaměstnancům.
Informace o kontaktní osobě/společnosti obsahují běžné údaje, jako je telefon, email, mobil nebo IČ společnosti. Kontakty mohou být rozděleny do skupin vytvořených uživatelem (např. opraváři, úklidová služba, ...).
Související objekty/nemovitosti
Modul pro související nemovitost umožňuje definovat vztah mezi dvěma nemovitostmi/objekty v systému. Běžným příkladem by mohla být garáž patřící k domu, kancelář, která je součástí obydlené budovy nebo nějaký typ zařízení, jako je klimatizace, která je instalována v suterénu budovy.
Vztahy nemovitostí/objektů mohou být předem definované uživatelem a nejsou omezeny počtem.
Použitím těchto vztahů se zjednoduší orientace v systému a informace o nemovitostech budou podrobnější. V souvislosti se šablonami je toto unikátním a silným nástrojem managementu.
Smlouvy
V modulu Smlouvy jsou uchovány informace o podepsaných smlouvách a/nebo právní záležitosti týkající se nemovitosti. Zde nalezneme smlouvy o údržbě, smlouvy s dodavateli, zabezpečovacími firmami, atd. Systém sleduje data platnosti smluv a s předstihem informuje administrátora, kdy je třeba smlouvu znovu obnovit nebo zrevidovat. Systém také sleduje finanční stránku smluv.
Modul Smlouvy je propojen s modulem Dokumenty, takže elektronické kopie smluv nebo jiné právní a technické dokumenty (např. instrukce pro údržbu nebo dokumentace) mohou být přiřazeny k určitým kontraktům a tak se mohou stát dostupnými pro určité zaměstnance.
Podobně jako v jiných modulech, i smlouvy mohou být tříděny dle typů stanovených uživatelem.
Dokumenty (technické, dokumentace, příručky)
Dokumenty týkající se nemovitosti/objektu mohou být jakýmkoli typem souboru. Může to být textový dokument (Word, PDF), obrázek, CAD kresba a jiné. Modul dokumentů umožní zachování všech informací o nemovitostech, vč. technické dokumentace, plány evakuace, fotografie, příručky, instrukce, bezpečnostní pokyny, atd.
Uživatel může vložit dokumentaci do systému tak, že ji nahraje z místního disku nebo editací použitím jednoduchého integrovaného editoru WYSIWYG. Pro vyhledávání příslušných dokumentů je implementován pokročilý filtr. Všechny dokumenty mohou být přiřazeny a tříděny dle specifikace uživatele.
Údržba (plánování, záznamy, použité prostředky)
Modul údržba je jedním z nejdůležitějších modulů v systému. Umožňuje jednoduše plánovat, sledovat a zaznamenávat všechny potřebné úkony týkající se údržby nemovitostí nebo jejich zařízení, a to jak plánovaných tak nečekaných. V systému také můžete zaznamenat, jak údržba probíhala (jaké bylo použito vybavení a materiál, ....).
Údržba může zahrnovat činnosti, jako je úklid, pravidelné revize a opravy, drobné opravy nebo větší rekonstrukce a modernizace.
Co se týče plánované údržby, je k dispozici kalendář a plánovač, kde si můžete všechny úkony zaznamenat. Úkony můžete plánovat na specifické dny nebo tak, aby se termín automaticky obnovil, pokud se úkony opakují. Každý tento úkon může být přiřazen určité osobě.
Každý zaměstnanec vidí, který úkol mu byl přiřazen a na jaké období a zaznamenává údaje o provedení práce. Manažeři pak mohou monitorovat, jestli byla práce provedena řádně a včas. Přehled prostředků použitých při práci může pomoci při kalkulaci nákladů na údržbu pro fakturaci provedené práce klientům.
Tento modul může být také doplněn SMS zprávami přes mobilní síť, tak aby bylo možno posílat a obdržet informace o tom, jak daný úkol na pracovišti probíhá. Toto může optimalizovat a urychlit proces.
Modul je také propojen s modulem závad, který umožňuje nájemníkům nebo uživatelům nahlásit nečekané závady a sledovat průběh oprav.
Závady
Závady - modul, který může být použit nájemníky, zaměstnanci nebo zákazníky pro nahlášení problémů spojených s nemovitostí, kterou užívají, vlastní nebo spravují. Pokud je závada zaznamenána v systému, je možno sledovat její stav a průběh opravy. Administrátoři mají přehled o nahlášených nemovitostech a nájemníci mohou jednoduše zjistit, jestli byla jejich závada již nahlášena.
Propojení s modulem údržby umožní naplánovat vhodné období pro opravu. Osoba, která problém nahlásila (např. nájemník) má také možnost navrhnout čas, kdy by měla být oprava uskutečněna (např. kdy bude doma).
Závady mohou být označeny dle závažnosti a podle toho jsou odstraňovány. Po odstranění závady je stav změněn a podobně jako u údržby se mohou zaznamenat prostředky použité při odstranění závady.
Úpravy
Tento modul umožňuje sledovat vykonané a plánované úpravy spravovaných nemovitostí. Úpravou se rozumí například výměna potrubí, rekonstrukce střechy, atd. Každý záznam může obsahovat informace o očekávané ceně, typu úpravy, datu uskutečnění a reklamačním období.
Spolupráce s ostatními moduly (jako jsou dokumenty) umožňuje archivaci nezbytných informací, jako je dokumentace, stavební plány a jiné informace týkající se úprav.
Spotřeba (energie, vody, ...)
Modul spotřeby je používán pro sledování informací týkající se spotřeby zdrojů v nemovitosti. Zdroje zahrnují vodu, elektřinu, plyn a jiné. Cílem je monitorování spotřeby, odhadované spotřeby v následujícím období a optimalizaci nákladů.
Spotřeba je sledována pomocí měřičů spotřeby. Systém umožňuje vložit neomezené množství měřidel. V systému se do každého měřidla zaznamená současný stav spotřeby a automaticky se vypočítá průměrná spotřeba za zvolené období.
Výsledky mohou být zobrazeny v grafech nebo jako souhrnná statistika.
Vkládání stavu spotřeby do systému může být usnadněno tím, že se implementuje možnost nahrávání dat ze speciálního elektronického čtecího zařízení, které mohou zaměstnanci používat v terénu při opisování stavu spotřeby z měřidel. Také můžete zvážit spojení s externím systémem (např. s elektrárnou).
Poznámky
Poznámka je obecnou informací, která může být přiřazena ke každému objektu. Poznámky mohou být použity pro různé účely jako je nahrávání TODOs, předávání informací, pokud je systém spravován více operátory, atd. Poznámka se skládá z názvu, popisu a typu. Typy poznámek mohou být stanoveny uživatelem.
Zaměstnanci
Personální oddělení shromažďuje informace o zaměstnancích, kteří mají na starost nemovitosti a jsou oprávněni pracovat s informačním systémem. Každá osoba může mít přiřazenou specifickou funkci, jako je manager nemovitosti, opravář, zásobovač, administrátor systému, ....
Pro zjednodušení managementu ve velkých organizacích, zaměstnanci mohou být zařazeni do skupin definovaných uživatelem.
Každý zaměstnanec má v systému své jméno a účet. Toto umožní přiřadit zaměstnanci určitý úkol a sledovat jeho práci. Po přihlášení do systému vidí zaměstnanci jim přiřazené úkoly a jiné informace (podle jeho kompetencí).
Každá úprava údajů v systému je zaznamenána společně se jménem toho, kdo ji udělal. Takže je možné zpětně vypátrat, kdo záznamy upravil.
Ztráty a nálezy
Modul Ztráty a nálezy pomáhá sledovat věci ztracené nebo nalezené v monitorovaných objektech. Toto může být použito na veřejných místech často navštěvovaných lidmi, jako jsou hotely, chaty, muzea, atd.
Tyto ztracené nebo nalezené věci mohou být sledovány od jejich ztráty/nálezu až po navrácení jejich původnímu majiteli. Popisné informace jsou např.: datum ztráty/nálezu, nemovitost, ve které byla věc ztracena/nalezena, kdy a komu byla věc navrácena, ...
Šablony
Modul Šablony umožňuje definovat dynamické objekty a definovat charakteristiky, které jsou stejné nebo podobné u více nemovitostí. Příkladem by mohla být šablona nazvaná "apartmá", která definuje údaje, jako je plocha (m2), počet pokojů, typ vytápění, atd.
Účelem je ušetřit čas při vyplňování informací o nemovitostech. Díky tomuto může být systém velmi flexibilní. Obytný dům můžete specifikovat jako komplexní objekt, ale také můžete specifikovat odděleně jeho "podobjekty", jako jsou "byty", "úložné prostory", atd. Jestliže potřebujete další rozlišení, můžete specifikovat, že byty se skládají z kuchyně, koupelny, ... Pro záznamy o objektech nejsou stanoveny žádné limity a systém může být přizpůsoben požadavkům zákazníka.
Jedna šablona se také může skládat z dalších šablon a podšablon. Tento přístup umožňuje definovat hierarchii šablon, kde jedna podšablona může být použita pro více hlavních šablon (např. můžete vytvořit šablonu "koupelna", která může být použita pro různé domy nebo obytné objekty).
Vícejazyčnost
Tento systém byl navržen s vícejazykovým rozhraním. To znamená, že si každý uživatel může vybrat jazyk, který bude použit poté, co se do systému přihlásí.
